Wymagania specyficzne dla dostawców

1. Zastosowanie
Niniejsze wymagania mają na celu sprecyzowanie wytycznych w zakresie przekazywania dokumentacji określonej odpowiednimi wymaganiami zawartymi w niniejszej specyfikacji oraz przekazywania wyrobów zgodnych do Electropoli Poland.

2. Postanowienia ogólne
Obowiązkiem dostawcy jest dostarczać produkty i usługi zgodnie z wymaganiami Electropoli Poland i jego klientów. Do obowiązków dostawcy należy bieżące informowanie firmy o jakichkolwiek zmianach mających wpływ na jakość dostarczanego produktu/usługi lub na wymagania związane z BHP, OŚ i inne (w tym prawne).
Każdy dostawca zobowiązany jest do zachowania poufności względem Electropoli Poland. Każdy dostawca zobowiązany jest do podpisania oświadczenia poufności wysłanego przez Electropoli Poland.
Dostawca nowych wyrobów, procesów lub usług powinien zagwarantować Electropoli Poland swoją zdolność do realizacji wyrobu lub usługi na zgodność ze wszystkimi specyfikacjami i przewidywanym poziomem ilościowym, gwarantując wydajność procesów produkcyjnych lub usług.
Dostawca zobowiązany jest do wysyłania faktur drogą elektroniczną na adres: purchase.invoices@electropoli.pl oraz umieszczania na każdej fakturze wystawionej dla Electropoli

Poland numeru zamówienia lub umowy na podstawie, której została wystawiona faktura, chyba że Electropoli Poland zdecyduje inaczej.

3. Podział dostawców Electropoli Poland
Electropoli Poland dzieli dostawców na 8 grup.:
GRUPA 1 – Materiały chemiczne bezpośrednio produkcyjne; GRUPA 2 – Materiały chemiczne pośrednio produkcyjne; GRUPA 3 – Komponenty produkcyjne;
GRUPA 4 – Laboratoria zewnętrzne;
GRUPA 5 – Oprzyrządowanie produkcyjne;
GRUPA 6 – Przewoźnicy;
GRUPA 7 – Usługi mające wpływ na produkcję; GRUPA 8 – Usługi lub wyroby pozostałe (pomocnicze).

4. Wymagania jakościowe dla poszczególnych grup dostawców
4.1. Materiały chemiczne bezpośrednio produkcyjne, Materiały chemiczne pośrednio produkcyjne, Komponenty produkcyjne (Grupa 1,2,3);
Zgodnie z aktualną normą ISO 9001 obowiązującą jako minimum dla dostawców branży motoryzacyjnej dostawca zobowiązany jest utrzymywać i ciągle doskonalić system jakości. Dzięki Systemowi Zarządzania Jakością dostawca powinien osiągnąć wymagany cel jakim jest całkowity brak błędów – 0 PPM.
Proces zatwierdzenia dostawcy
W celu zakwalifikowania dostawcy przez Electropoli Poland dostawca zobowiązany jest do dostarczenia kopii certyfikowanego Systemu Zarządzania (przeprowadzonego przez akredytowaną jednostkę), co najmniej ISO 9001 oraz ISO 14001 jeżeli dostawca taki posiada.
Jeżeli dostawca nie posiada certyfikowanego systemu zarządzania może on zostać zatwierdzony poprzez pozytywny wynik audytu drugiej strony na zgodność z wymaganiami ISO 9001. Taki dostawca będzie nadzorowany poprzez coroczny audyt drugiej strony.
Dostawca jest zobowiązany do uzupełnienia druku ,,Arkusz kwalifikacji dostawcy” – załącznik nr. 1. Po zatwierdzeniu arkusza przez Electropoli Poland dostawca zostaje wprowadzony na listę kwalifikowanych dostawców Electropoli Poland.
Proces produkcyjny i zatwierdzenie produktu
Proces produkcyjny i zatwierdzenie produktu odbywa się poprzez proces PPAP zgodnie z podręcznikiem AIAG, a gdzie ma to zastosowanie- również poprzez proces zgodny z VDA 2, chyba że Electropoli Poland zdecyduje inaczej.

Proces PPAP lub VDA 2 musi zostać zainicjowany również gdy:
- nastąpiły modyfikacje techniczne wyrobu (konstrukcja, materiał),
- nastąpiło użycie nowych narzędzi,
- nastąpiła zmiana dostawcy wyrobów lub usług,
- nastąpiła przerwa w produkcji na okres 12 miesięcy,
- nastąpiły zmiany procesów produkcyjnych,
- nastąpiły zmiany metod kontroli,
- nastąpiła zmiana lokalizacji maszyn.

Dostawy seryjne
Dopuszczenie produktu wiąże się z zatwierdzeniem pierwowzoru wyrobu lub usługi. Dostawcy zobowiązani są:
- każdorazowo, najpóźniej w dniu dostawy do magazynu Electropoli Poland, dostarczać drogą mailową Certyfikat Jakości (Certyficate of Analisis COA) danej partii towaru na adres e-mailowy: chemiczny@electropoli.pl w przypadku dostaw do Bielska Białej i ns-chemiczny@electropoli.pl w przypadku dostaw do Nowej Soli.;
Dostarczony certyfikat jakości musi być zgodny z dostarczoną kartą techniczną produktu. Wymagana jest pełna zgodność metodyki badawczej, granic tolerancji / specyfikacji oraz zakres badanych parametrów.
- dostarczać aktualne płytki wzorcowe w ilości wskazanej przez Electropoli Poland lub batch paneli na życzenie Electropoli Poland (dotyczy dostawców wskazanych przez Electropoli Poland).

Dostarczone płytki wzorcowe muszą posiadać takie informacje jak :
-kod koloru;
- grubość wymalowania płytki – zgodnie z przedstawionymi dokumentami;
- połysk;
- datę ważności.
Płytki nie mogą zawierać numerów partii produkcyjnych, chyba że Electropoli zdecyduje inaczej. Każda płytka musi zostać oprawiona w papierową obwolutę.

Poddostawcy
Dostawca ma obowiązek zapewnić, że postanowienia niniejszego podręcznika obowiązują również wszystkich jego dostawców.
Electropoli Poland zachowuje sobie prawo do audytu poddostawców, dostawca nie jest jednak zwolniony od odpowiedzialności za poddostawcę w stosunku do Electropoli Poland.
Dostawca na życzenie Electropoli Poland jest zobowiązany do przekazania kopii przeprowadzonych audytów dostawców.

Reklamacje
Jeśli dostawca nie świadczy terminowo usług czy też ich części, bądź usługa lub też jej część jest wadliwa, Electropoli Poland wystawi zgłoszenie reklamacyjne, na które dostawca zobowiązany jest zareagować w ciągu 24 godzin od spóźnienia lub stwierdzenia wady przez Electropoli Poland w formie strukturalnego 8 stopniowego postępowania rozwiązującego problem (G8D) – załącznik nr 8. Pełny raport prezentujący analizę problemu wraz z podjętymi długoterminowymi działaniami, należy przedstawić Electropoli Poland do 10 dni wraz z kompletem dowodów zatwierdzających przeprowadzone akcje reklamacyjne.
Electropoli Poland zastrzega sobie prawo do zwrócenia wadliwych dostaw oraz obciążenia dostawcy wszystkimi kosztami związanymi z wystawioną reklamacją. Każdorazowe otrzymanie zasadnej reklamacji wiąże się z obciążeniem dostawcy kosztami administracyjnymi w wysokości 300 zł lub 75€.
W przypadku gdy podjęte działania nie przyniosły oczekiwanej poprawy, Electropoli Poland wprowadzi jednostkę zewnętrzną, która dokona 100% kontroli trzech następnych dostaw. Koszty dodatkowej kontroli ponosi dostawca.

Zezwolenie na odchylenia w produkcji/wyrobie
W przypadku odchyleń od specyfikacji / wymagań Electropoli Poland musi pisemnie potwierdzić zgodę na odchylenia w charakterystykach wyrobu przed dostarczeniem wyrobów / usługi.
Identyfikacja
Identyfikacja opakowania powinna zawierać:
- ilość części w opakowaniu,
- całkowitą masę opakowania,
- datę produkcji,
- datę przydatności (jeśli ma zastosowanie)
- numer wyrobu,
- nazwę wyrobu.
Etykieta powinna być umieszczona na każdym opakowaniu w widocznym miejscu.

Transport
Po stronie dostawcy jest zapewnienie, aby części / materiały zostały przetransportowane do klienta bez uszkodzeń zewnętrznych dyskwalifikujących wyroby. Usługa transportowa musi spełniać wszelkie wymagania wynikające z charakterystyki transportowanych produktów (w tym transport ADR wraz z wydrukiem monitoringu temperatur) oraz inne wymagania, w tym prawne, chyba że Electropoli Poland zdecyduje inaczej.

4.2. Laboratoria zewnętrzne (Grupa 4);
Proces zatwierdzenia dostawcy
W celu zakwalifikowania dostawcy przez Electropoli Poland dostawca zobowiązany jest do dostarczenia kopii certyfikatu ISO 17025 wraz z zakresem akredytacji, chyba że Electropoli Poland zdecyduje inaczej. Jeżeli dostawca posiada certyfikowany system zarzadzania (uzyskany przez akredytowana jednostkę certyfikującą) zobligowany jest do wysłania kopii certyfikatu.
Warunkiem zatwierdzenia laboratorium zewnętrznego jest uzupełnienie przez dostawcę druku ,,Arkusz kwalifikacji dostawcy”– załącznik nr 2. Po zatwierdzeniu arkusza dostawca zostaje wprowadzony na listę kwalifikowanych dostawców Electropoli Poland.

Zlecenie usługi
Laboratoria świadczące usługi badawcze zobowiązane są do wysłania pełnego i zgodnego z ofertą lub/i zamówieniem raportu w formacie .pdf na adres e-mailowy badania@electropoli.pl, chyba że Electropoli Poland zdecyduje inaczej. Raport musi zostać podpisany przez osobę odpowiedzialną za jego wystawienie oraz musi zostać opieczętowany danymi usługodawcy.

Laboratoria świadczące usługi w zakresie wzorcowania zobowiązane są do wysłania oryginału certyfikatu świadectwa wzorcowania tradycyjną drogą pocztową oraz kopii certyfikatu na adres e-mailowy badania@electropoli.pl. Certyfikat wzorcowania musi zostać podpisany przez osobę odpowiedzialną za jego wystawienie oraz opieczętowany danymi usługodawcy.
Wysłane przez Electropoli Poland wyroby lub usługi do badań i testów muszą być zachowane do momentu pisemnej informacji ze strony Electropoli Poland o możliwości ich złomowania bądź utylizacji.

Poddostawcy
Dostawca ma obowiązek zapewnić, że postanowienia niniejszego podręcznika obowiązują również jego dostawców.
Electropoli Poland zachowuje sobie prawo do audytu poddostawców, dostawca nie jest jednak zwolniony od odpowiedzialności za poddostawcę w stosunku do Electropoli Poland.

Reklamacje
Electropoli Poland rezerwuje sobie prawo do wysłania reklamacji do dostawcy w przypadku odchyleń od oferty lub/i zamówienia. W ciągu 10 dni od wystawienia reklamacji dostawca jest zobligowany do przestawienia przyczyny problemu i sposobu zapobiegania jego powstawania w przyszłości.
Electropoli Poland rezerwuje sobie prawo do zwrócenia niekompletnej lub niezgodnej dokumentacji z przedstawioną ofertą lub/i zamówieniem. Wówczas dostawca jest zobowiązany do wysłania poprawnej dokumentacji, zgodnej z ofertą lub/i zamówieniem. W przypadku konieczności przeprowadzenia nowej serii badań wynikającej z winy usługodawcy, wszystkie koszty ponosi usługodawca.
Każdorazowe otrzymanie zasadnej reklamacji wiąże się z obciążeniem dostawcy kosztami administracyjnymi w wysokości 300 zł lub 75€.

4.3. Oprzyrządowanie produkcyjne (Grupa 5);
Zgodnie z obecną i aktualną normą ISO 9001 obowiązującą jako minimum dla dostawców branży motoryzacyjnej dostawca zobowiązany jest utrzymywać i ciągle doskonalić system jakości. Dzięki Systemowi Zarządzania Jakością dostawca powinien osiągnąć wymagany cel jakim jest całkowity brak błędów – 0 PPM.

Proces zatwierdzenia dostawcy
Warunkiem zatwierdzenia dostawcy jest uzupełnienie druku ,,Arkusz kwalifikacji dostawcy”– załącznik nr 3. Po zatwierdzeniu arkusza dostawca zostaje wprowadzony na listę kwalifikowanych dostawców Electropoli Poland.
Jeżeli dostawca nie posiada certyfikowanego systemu zarządzania, co najmniej ISO 9001 może on zostać zatwierdzony poprzez pozytywny wynik wizyty w siedzibie dostawcy.

Proces produkcyjny i zatwierdzenie produktu
Dostawy seryjne mogą nastąpić po uprzednim zatwierdzeniu wyrobu przez Electropoli Poland. Dopuszczenie produktu wiąże się z zatwierdzeniem wyrobu lub usługi poprzez arkusz zatwierdzenia oprzyrządowania produkcyjnego - załącznik nr 9.

Poddostawcy
Dostawca ma obowiązek zapewnić, że postanowienia niniejszego podręcznika obowiązują również jego dostawców, który wykonują dla niego zlecenia i są przez nich wypełniane.

Electropoli Poland zachowuje sobie prawo do audytu poddostawców, dostawca nie jest jednak zwolniony od odpowiedzialności za poddostawcę w stosunku do Electropoli Poland.

Reklamacje
Electropoli Poland rezerwuje sobie prawo do zwrócenia wadliwych dostaw oraz obciążenia dostawcy poniesionymi kosztami wynikających z dostarczonych niezgodnych wyrobów. Electropoli Poland rezerwuje sobie prawo do wystawienia oficjalnej reklamacji, na którą dostawca musi zareagować w ciągu 24h a pełne działania przedstawić w formie strukturalnego 8 stopniowego postepowania rozwiązującego problem (G8D) – załącznik nr 8. Dostawca zobowiązany jest przedstawić wszystkie działania w ciągu 10 dni.
Po zwróceniu wadliwych dostaw, dostawca zobowiązany jest do natychmiastowej naprawy lub dostarczenia nowych wyrobów lub usług zgodnych z wymaganiami Electropoli Poland.
Każdorazowe otrzymanie zasadnej reklamacji wiąże się z obciążeniem dostawcy kosztami administracyjnymi w wysokości 300 zł lub 75€.

Identyfikacja
Dostawca jest zobowiązany do umieszczenia numeru seryjnego na każdej sztuce dostarczonego wyrobu, chyba że Electropoli Poland zdecyduje inaczej.

Transport
Dostawca musi zapewnić, aby wyroby / usługi zostały przetransportowane do klienta bez uszkodzeń zewnętrznych dyskwalifikujących wyroby. Usługa transportowa musi spełniać wszelkie wymagania jakościowe oraz prawne, chyba że Electropoli Poland zdecyduje inaczej.
4.4 Przewoźnicy (Grupa 6);
Proces zatwierdzenia dostawcy
W celu zakwalifikowania dostawcy przez Electropoli Poland dostawca zobowiązany jest do wypełnienia druku ,,Arkusz kwalifikacji dostawcy”– załącznik nr 4. Po zatwierdzeniu arkusza dostawca zostaje wprowadzony na listę kwalifikowanych dostawców Electropoli Poland. Jeżeli dostawca posiada certyfikowany system zarządzania zobligowany jest do wysłania kopii certyfikatu.

Poddostawcy
Dostawca ma obowiązek zapewnić, że postanowienia niniejszego podręcznika w zakresie kontroli jakości obowiązują również jego dostawców.
Electropoli Poland zachowuje sobie prawo do audytu poddostawców, dostawca nie jest jednak zwolniony od odpowiedzialności za poddostawcę w stosunku do Electropoli Poland.

Reklamacje
Jeśli dostawca nie świadczy terminowo usług czy też ich części, bądź usługa lub też jej część jest wadliwa, Electropoli Poland wystawi zgłoszenie reklamacyjne, na które dostawca zobowiązany jest zareagować w ciągu 24 godzin od spóźnienia lub stwierdzenia wady przez Electropoli Poland w formie strukturalnego 8 stopniowego postępowania rozwiązującego problem (G8D) – załącznik nr 8. Pełny raport prezentujący analizę problemu wraz z podjętymi długoterminowymi działaniami, należy przedstawić Electropoli Poland do 10 dni wraz z kompletem dowodów zatwierdzających przeprowadzone akcje reklamacyjne.
Electropoli Poland rezerwuje sobie prawo do zwrócenia wadliwych dostaw oraz obciążenia dostawcy wszystkimi kosztami związanymi z wystawioną reklamacją. Każdorazowe otrzymanie zasadnej reklamacji wiąże się z obciążeniami dostawcy kosztami administracyjnymi w wysokości 300 zł lub 75€.

4.5 Usługi mające wpływ na produkcję (Grupa 7);
Proces zatwierdzenia dostawcy
W celu zakwalifikowania dostawca zobowiązany jest do wypełnienia druku ,,Arkusz kwalifikacji dostawcy”– załącznik nr 5. Po zatwierdzeniu dostawcy zostaje on wprowadzony na listę kwalifikowanych dostawców Electropoli Poland.
Dostawca zobowiązany jest również do dostarczenia kopii certyfikowanego Systemu Zarządzania (wystawionego poprzez akredytowaną jednostkę), co najmniej ISO 9001 oraz ISO 14001 jeżeli dostawca taki posiada.
Jeżeli dostawca nie posiada certyfikowanego systemu zarządzania może on zostać zatwierdzony poprzez pozytywny wynik audytu drugiej strony na zgodność z wymaganiami ISO 9001. Taki dostawca będzie nadzorowany poprzez coroczny audyt drugiej strony.

Zatwierdzenie produktu lub usługi
Zatwierdzenie produktu lub usługi odbywa się poprzez proces PPAP zgodnie z podręcznikiem AIAG PPAP lub poprzez proces VDA 2, chyba że Electropoli Poland zdecyduje inaczej. Proces PPAP lub VDA 2 musi zostać zainicjowany również gdy:
- nastąpiły modyfikacje techniczne wyrobu (konstrukcja, materiał),
- nastąpiło użycie nowych narzędzi,
- nastąpiła zmiana dostawcy wyrobów lub usług,
- nastąpiła przerwa w produkcji na okres 12 miesięcy,
- nastąpiły zmiany procesów produkcyjnych,
- nastąpiły zmiany metod kontroli,
- nastąpiła zmiana lokalizacji maszyn.

Reklamacje
Jeśli dostawca nie świadczy terminowo usług czy też ich części lub też jej część jest wadliwa, Electropoli Poland wystawi zgłoszenie reklamacyjne, na które dostawca zobowiązany jest zareagować w ciągu 24 godzin od spóźnienia lub stwierdzenia wady przez Electropoli Poland w formie strukturalnego 8 stopniowego postępowania rozwiązującego problem (G8D) – załącznik nr 8.
Pełny raport prezentujący analizę problemu wraz z podjętymi długoterminowymi działaniami, należy przedstawić Electropoli Poland do 10 dni wraz z kompletem dowodów zatwierdzających przeprowadzone akcje reklamacyjne.
Electropoli Poland rezerwuje sobie prawo do zwrócenia wadliwych dostaw oraz obciążenia dostawcy wszystkimi kosztami związanymi z wystawioną reklamacją. Każdorazowe otrzymanie zasadnej reklamacji wiąże się z obciążeniami dostawcy kosztami administracyjnymi w wysokości 300 zł lub 75€.

Poddostawcy
Dostawca ma obowiązek zapewnić, że postanowienia niniejszego podręcznika w zakresie kontroli jakości obowiązują również jego dostawców.

Electropoli Poland zachowuje sobie prawo do audytu poddostawców, dostawca nie jest jednak zwolniony od odpowiedzialności za poddostawcę w stosunku do Electropoli Poland.

4.6.Usługi i wyroby pozostałe (pomocnicze), (Grupa 8);
Proces zatwierdzenia dostawcy
Dostawcy z grupy 8 nie podlegają procesowi zatwierdzenia dostawcy. Reklamacje
Jeśli dostawca nie świadczy terminowo usług czy też ich części lub też jej część jest wadliwa, Electropoli Poland wystawi zgłoszenie reklamacyjne, na które dostawca zobowiązany jest zareagować w ciągu 24 godzin od spóźnienia lub stwierdzenia wady przez Electropoli Poland.

Poddostawcy
Dostawca ma obowiązek zapewnić, że postanowienia wytycznych niniejszego podręcznika w zakresie kontroli jakości obowiązują również jego poddostawców, który wykonują dla niego zlecenia i są przez nich wypełniane.

4.7. Rekwalifikacja;
Rekwalifikacji poddawani są dostawcy z grup 1 i 3 o ile nie zostanie ustalone inaczej. Rekwalifikacja powinna obejmować całą dokumentację PPAP i dotyczyć wszystkich materiałów dostarczanych do Electropoli Poland. Rekwalifikacja powinna być przeprowadzana w cyklu rocznym, gdzie pierwszą rekwalifikację wykonuje się rok po zatwierdzeniu PPAP.

5. Ocena dostawcy
Ocena dostawcy seryjnego
Ocenie podlega dostawca, który został zakwalifikowany na listę kwalifikowanych dostawców Electropoli Poland. Ocenie podlegają dostawcy z grupy 1-7.
Dostawca oceniany jest raz na rok według karty oceny dostawcy. Dostawcy z grup 1,2,3,5,6,7 – załącznik nr 6, dostawcy z grupy 4 – załącznik nr 7.
Wymaganą oceną dla dostawcy z każdej grupy jest ocena A lub B i tylko wtedy status dostawcy kwalifikowanego może zostać utrzymany.
Przy uzyskanej ocenie B, Electropoli Poland zastrzega sobie prawo do nałożenia na dostawcę procedury eskalacji, min. poziom 1, zgodnie z pkt. 6 niniejszego podręcznika.
W przypadku oceny C automatycznie na dostawcę nałożona zostaje procedura eskalacji poziom 3, zgodnie z pkt. 6 niniejszego podręcznika.

6. Procedura eskalacji dostawcy
Stworzenie procedury eskalacji ma na celu rozwiązywanie powstałych problemów. Procedura składa się z czterech następujących poziomów:
Poziom 0 - Problem u dostawcy
W przypadku powtarzających się problemów dostawca zostaje poddany eskalacji poziom 0. Dostawca rozwiąże powstały problem zgodnie z podpunktem ,,reklamacje” zawartym w niniejszym podręczniku. Efektywność podjętych działań musi zostać potwierdzona poprzez dowody zamknięcia działań przesłanych przez dostawcę lub bezpośrednią wizyta klienta w siedzibie dostawcy. Maksymalny czas trwania eskalacji na poziomie pierwszym wynosi 1 miesiąc lub 3 kolejne dostawy. W momencie potwierdzenia efektywności działań dostawca zostanie poinformowany o wyjściu z procedury eskalacji.

Poziom 1 – Dostawcy nie powiodło się rozwiązać problemu samodzielnie.
Dostawca zostaje wprowadzony w 1 poziom eskalacji gdy działania podjęte na poziomie 0 są nieefektywne lub gdy wystąpi problem krytyczny zagrażający jakości i terminowości dostaw do klienta docelowego. Electropoli Poland zastrzega sobie prawo do spotkania z dostawcą aby omówić powstałe problemy. Dostawca ma obowiązek uczestniczenia na ustalonym spotkaniu w składzie, który pozwoli na pełną analizę problemu. Niezależnie dostawca opracuje i wdroży plan działań eliminujących problem. Electropoli Poland zweryfikuje wprowadzone działania oraz zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia audytu procesu w siedzibie dostawcy. Maksymalny czas trwania eskalacji na poziomie pierwszym wynosi 1 miesiąc lub 3 kolejne dostawy. W momencie potwierdzenia efektywności działań dostawca zostanie poinformowany o wyjściu z procedury eskalacji

Poziom 2 : Dostawca potrzebuje zewnętrznej pomocy aby spełnić wymagania zawarte tym podręczniku.
Dostawca zostaje wprowadzony w 2 poziom eskalacji gdy działania podjęte na poziomie 1 są nieefektywne lub gdy wystąpi problem krytyczny zagrażający bezpieczeństwu. O poziomie eskalacji zostanie poinformowane kierownictwo dostawcy. Dostawca ma obowiązek postępować według zasad ustalonych w eskalacji na poziomie 2 oraz dodatkowo zapewnić 100% zgodność wyrobu z wymaganiami Electropoli potwierdzoną dodatkową etykietą identyfikacyjną. Electropoli Poland zaaranżuje spotkanie z dostawcą aby omówić powstałe problemy. Dostawca ma obowiązek uczestniczenia na ustalonym spotkaniu w składzie, który pozwoli na pełną analizę problemu (w tym kierownictwo dostawcy). Po ustaleniu planu działań dostawca zobowiązany jest do natychmiastowego wdrożenia działań. Electropoli Poland zweryfikuje wprowadzone działania oraz zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia audytu procesu w siedzibie dostawcy. Maksymalny czas trwania eskalacji na poziomie drugim wynosi 2 miesiące lub 5 kolejnych dostaw. W momencie potwierdzenia efektywności działań dostawca zostanie poinformowany o wyjściu z procedury eskalacji.

Poziom 3 : Dostawca nie spełnia wymagań Electropoli Poland.
Działania podjęte na poziomie 2 są nieefektywne. Najwyższe kierownictwo dostawcy oraz kierownictwo Electropoli zostanie poinformowane o poziomie eskalacji. Electropoli Poland wprowadzi zewnętrzną jednostkę kontrolującą na zakład Electropoli Poland w celu zapewnienia odpowiedniej jakości dostaw. Wszelkie poniesione koszty związane z wprowadzeniem firm zewnętrznych będą scedowane na dostawcę. Dostawca zostaje zablokowany na nowe ofertowanie chyba, że Electropoli Poland zdecyduje inaczej. Jeśli dostawca nie wykazuje poprawy według stworzonego planu działań lub go nie realizuje wówczas Electropoli Poland rezerwuje sobie prawo do znalezienia dostawcy alternatywnego w celu realizowania obecnych zamówień. Maksymalny czas trwania eskalacji na poziomie trzecim wynosi 2 miesiące lub 8 kolejnych dostaw. W momencie potwierdzenia efektywności działań dostawca zostanie poinformowany o wyjściu z procedury eskalacji.
W przypadku zakończenia procesu eskalacji dostawca zostanie o tym poinformowany poprzez druk ,,Przebieg procesu eskalacji” - załącznik nr 10.

7. Wymagania środowiskowe
Wymagania środowiskowe muszą być zgodne ze standardami ISO 14001 stosowanymi przez Electropoli Poland oraz ogólne wymogi ochrony środowiska dla dostawców. Electropoli Poland Sp. z o.o. wdrożyła i stosuje Systemem Zarządzania Środowiskowego wg normy ISO 14001 i wymaga, aby świadczący usługi dla Electropoli Poland przestrzegali procedur obowiązujących w tym zakresie w Electropoli Poland, w szczególności:
segregacji odpadów należy je umieszczać wyłącznie w odpowiednio oznaczonych pojemnikach na odpady rozmieszczonych w hali zakładu,
wszystkie inne odpady powstałe w wyniku prac wykonywanych na terenie Electropoli Poland przez firmy zewnętrzne nie mogą być pozostawione na terenie Electropoli Poland, lecz muszą być zabrane przez wykonawcę tych prac w celu unieszkodliwienia lub innego zagospodarowania,
zakaz wylewania jakichkolwiek substancji do kanalizacji,
używane na terenie Electropoli Poland pojazdy mechaniczne muszą być sprawne technicznie
aby nie powodować zagrożenia dla środowiska, w czasie postoju silniki tych pojazdów muszą być wyłączone,
zapewnienie porządku podczas wykonywania prac na terenie Electropoli Poland, natychmiastowe reagowanie tj. zgłaszanie pracownikowi nadzoru Electropoli Poland wprzypadku stwierdzenia nieprawidłowości takich jak dym, wycieki, nie zabezpieczone pojemniki z materiałami niebezpiecznymi, itp.
wszystkie prace wykonywane przez firmy zewnętrzne na terenie Electropoli Poland muszą być wykonywane zgodnie z obowiązującymi przepisami BHP i po uzyskaniu zezwolenia wydawanego przez dział BHP i Ochrony Środowiska.
Pełny dokument dotyczący Wymagań bezpieczeństwa PPOŻ i OŚ dla wykonawców i podwykonawców Electropoli Poland znajduje się na stronie internetowej www.electropoli.pl
Dostawca (jeśli odnosi się to do dostarczanych materiałów), jest zobowiązany do spełnienia wszystkich wymagań zawartych w rozporządzeniu REACH.

8. Kodeks postępowania biznesowego
Każdy dostawca Electropoli Poland oraz poddostawcy muszą spełniać podstawowe zasady kodeksu biznesowego obejmującego zagadnienia związane z prawami człowieka, sprawiedliwymi warunkami zatrudnienia oraz etyki prowadzenia biznesu, zwracając w szczególną uwagę na :
- szanowanie godności, prywatności i praw każdego człowieka;
- zabranianie zachowania, w tym gestów, języka i kontaktu fizycznego o charakterze seksualnym,
stosowania przymusu, gróźb, obelg lub wyzysku;
- powstrzymywanie od dyskryminacji z zakresie zatrudnienia;
- zakaz zatrudniania dzieci w pracy, zgodnie z obowiązującymi przepisami i rozporządzeniami
prawnymi;
- zakaz pracy przymusowej oraz pozwolenie pracownikom na swobodne zakończenie stosunku
pracy po stosownym okresie wypowiedzenia;
- sprawiedliwe wynagradzanie pracowników i przestrzeganie przepisów i regulacji prawnych
dotyczących wynagradzania;
- zasady i regulacje prawne dotyczące godzin pracy, w tym limitu nadgodzin;
- szanowanie przysługującego pracownikom prawa do swobodnego zrzeszania się i prowadzenia
rokowań zbiorowych;
- powstrzymywanie się od wszelkich form korupcji, wymuszeń i przekupstwa;
- szanowanie własności intelektualnej innych stron, w tym Electropoli Poland;
- przestrzeganie przepisów i regulacji prawnych dotyczących handlu międzynarodowego
i kontroli eksportu.

9. Wykaz Załączników
1. Załącznik nr. 1 - Arkusz zatwierdzenia dostawcy dla grup 1,2,3. 2. Załącznik nr. 2 - Arkusz zatwierdzenia dostawcy dla grupy 4.
3. Załącznik nr. 3 - Arkusz zatwierdzenia dostawcy dla grupy 5.
4. Załącznik nr. 4 - Arkusz zatwierdzenia dostawcy dla grupy 6.
5. Załącznik nr. 5 - Arkusz zatwierdzenia dostawcy dla grupy 7. 6. Załącznik nr. 6 - Karta oceny dostawcy dla grup 1,2,3,5,6,7. 7. Załącznik nr. 7 - Karta oceny dostawcy dla grupy 4.
8. Załącznik nr. 8 - Raport G8D.
9. Załącznik nr. 9 – Arkusz zatwierdzenia oprzyrządowania produkcyjnego. 10. Załącznik nr. 10 – Przebieg procesu eskalacji.

Wymagania specyficzne dla dostawców

Specific requirements for suppliers